Politika privatnosti

Fassung 2026-10-04 · Stand: 4. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die im eigenen Verantwortungsbereich der booCloud GmbH beschriebenen Verarbeitungen ist die booCloud GmbH, Jägerlauf 72b, 22851 Norderstedt, vertreten durch den Geschäftsführer Mathias Gockel, E-Mail: kontakt@boocloud.de.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen einer Benennungspflicht nicht vorliegen.

2. Gegenstand

boo.time ist eine Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware, die von der booCloud GmbH als Software-as-a-Service über das Internet (time.boocloud.de, einschließlich mobiler App und Terminalfunktion) bereitgestellt wird. Die Verarbeitung der in der Software eingegebenen Beschäftigtendaten des Kunden erfolgt dabei ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden; der Kunde ist insoweit Verantwortlicher, die booCloud GmbH Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung regeln die zwischen den Parteien geschlossene Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nebst den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Für die eigenen Verarbeitungen des Anbieters – Registrierungs- und Administratordaten, Newsletter und Betriebsdaten – gilt diese Datenschutzerklärung.

3. Verarbeitungen im eigenen Verantwortungsbereich des Anbieters

3.1 Registrierungs-, Vertrags- und Abrechnungsdaten. Wenn Sie sich als Kunde registrieren oder über das Buchungsformular eine Leistungsstufe buchen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten (insbesondere Firma, Ansprechpartner, Kontaktadresse, Buchungs- und Leistungsstufendaten, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie die Anzahl aktiver Nutzer für die Abrechnung). Bei Vertragsschluss wird der Zeitpunkt gespeichert, zu dem Sie die Geltung der AGB bestätigt haben und Ihnen diese Datenschutzerklärung vor Vertragsschluss zur Kenntnisnahme zur Verfügung gestellt wurde. Zwecke sind der Vertragsschluss, die Vertragsdurchführung und die Abrechnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert und danach nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (insbesondere handels- und steuerrechtlicher Art) bestehen.

3.2 Kontakt- und Supportanfragen. Bei Anfragen per E-Mail (kontakt@boocloud.de), insbesondere Support- und Störungsmeldungen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben (Name, Kontakt- und Kontodaten, Inhalte der Anfrage) zur Bearbeitung der Anfrage und zur Sicherstellung des vertragsgemäßen Betriebs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anfragen im Rahmen eines bestehenden Vertrags, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Die Daten werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

3.3 Protokolldaten und IP-Adressen. Beim Betrieb der Software verarbeiten wir Protokolldaten der Nutzung (insbesondere An- und Abmeldungen), beim Betrieb der Website zusätzlich IP-Adressen in den Server-Protokollen. Zwecke sind der sichere und störungsfreie Betrieb der Plattform, die Abwehr von Angriffen und Missbrauch sowie die Aufklärung technischer Störungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Betrieb, der IT-Sicherheit und der Missbrauchsprävention. Die Server-Protokolle der Website und die Anwendungsprotokolle werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Die Änderungsprotokolle der Kundenmandanten dienen der revisionssicheren Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Beschäftigtendaten; sie werden nicht nach festen Fristen gelöscht, sondern mit der dokumentierten Mandantenlöschung (siehe Ziff. 6) gelöscht.

3.4 Betriebsmetriken. Wir erheben Betriebsmetriken zur Verbesserung und zum stabilen Betrieb unseres Dienstes. Diese Daten werden unmittelbar in anonymisierter Form erhoben; sie enthalten keine personenbezogenen Daten und ermöglichen keine Re-Identifizierung natürlicher Personen. Sie unterliegen daher nicht den Vorschriften der DSGVO über personenbezogene Daten.

3.5 Newsletter. Sofern Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die im Anmeldeformular angegebenen Angaben zum Versand des Newsletters. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den in jedem Newsletter enthaltenen Abmeldelink oder per Nachricht an kontakt@boocloud.de, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Nach Widerruf oder Abmeldung löschen wir Ihre Newsletterdaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Der Versand des Newsletters erfolgt über unseren in Ziff. 5 genannten E-Mail-Dienstleister.

3.6 Cookies und lokaler Browserspeicher. Die Software setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies und Speichereinträge; eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), ein Cookie-Banner wird daher nicht angezeigt. Das Sitzungscookie (JSESSIONID) trägt Ihre Anmeldung und endet mit der Sitzung; auf gekoppelten Stempelterminals ist die Laufzeit dieser einen Sitzung auf bis zu 30 Tage verlängert, damit das Wandgerät angemeldet bleibt. Das Sprachcookie (bootime-language) speichert für 365 Tage die vor der Anmeldung gewählte Sprache. Im Sitzungsspeicher des Browsers (sessionStorage, kein Cookie) legt die Software kurzzeitig Seitenpfad und Scrollposition ab, damit eine Seite nach dem Speichern an derselben Stelle bleibt; der Eintrag wird beim nächsten Seitenaufruf gelesen und sofort entfernt und endet spätestens mit dem Schließen des Tabs. Analyse-, Tracking- oder Werbecookies werden nicht eingesetzt, Inhalte von Drittanbietern werden nicht eingebunden. Rechtsgrundlage der damit verbundenen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und bedienbaren Betrieb der Software.

4. Verarbeitung von Beschäftigtendaten der Kunden (Auftragsverarbeitung)

4.1 Umfang und Zwecke

Wir verarbeiten die Daten der Beschäftigten unserer Kunden ausschließlich, um unsere vertraglichen Leistungen – die Bereitstellung und den Betrieb der Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware boo.time – gegenüber dem Kunden zu erbringen. Je nach gebuchter Leistungsstufe (Base, Advanced, Professional) und genutzten Modulen verarbeiten wir die Daten zu folgenden Zwecken: Arbeitszeiterfassung (Erfassung und Verwaltung von Arbeits- und Soll-Zeiten sowie Überstunden- und Urlaubskonten), Abwesenheitsverwaltung (Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten einschließlich hochgeladener Krankschreibungen), Personalaktenführung (digitale Personalakte) sowie Lohnabrechnungszuarbeit (Auswertungen und Lohndaten für die Abrechnung). Die Zeiterfassung erfolgt über die Web-Anwendung, die mobile App (iOS/Android) oder das Stempelterminal mit Ausweis-/Badge-Scan.

4.2 Besondere Kategorien und Verantwortlichkeit des Kunden

Zu den im Auftrag verarbeiteten Daten gehören auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, insbesondere hochgeladene Krankschreibungen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der vom Kunden bestimmten Rechtsgrundlage, insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG oder einer einschlägigen Kollektivvereinbarung (Betriebs- oder Dienstvereinbarung, Tarifvertrag). Die Festlegung und die Rechtmäßigkeit der Rechtsgrundlage obliegen dem Kunden als Verantwortlichem. Zusätzliche Schutzmaßnahmen (insbesondere Sichtbarkeitsbeschränkung von Krankschreibungen, Maskierung von Abwesenheitsgründen und Verschlüsselung) sind in den TOMs geregelt. Die Information der Beschäftigten über die Datenverarbeitung (Art. 13, 14 DSGVO) ist Pflicht des Kunden.

4.3 Mobile App und Stempelterminal

Die mobile App speichert Ihre Zugangsdaten zur Anmeldung (Zugangstoken) im geschützten Schlüsselspeicher des Geräts (Keychain bzw. Keystore). Ist das Gerät ohne Verbindung, werden Stempelungen (Aktion und Uhrzeit, minutengenau) auf dem Gerät zwischengespeichert und bei der nächsten Verbindung übertragen. Beim Abmelden wird der lokale Speicher geleert. Die App erhebt keinen Standort. Das Stempelterminal bucht über einen Mitarbeiterausweis mit QR-Code. Die Ausweisnummer ist ein zufälliger Code ohne inhaltliche Bedeutung; der Kunde kann sie jederzeit neu vergeben, wodurch die alte Karte ungültig wird.

4.4 Kalender-Abonnements und Single Sign-on

Beschäftigte können ihre eigenen Abwesenheiten, Teamleitungen und Geschäftsführung die Abwesenheiten eines Teams als Kalender-Abonnement (iCal-Link) abrufen. Der Team-Kalender enthält Name und Zeitraum jeder Abwesenheit eines Teammitglieds, nie deren Art; auch eine Krankheit erscheint nur als „Abwesenheit“. Mit dem Abonnement ruft der vom Abonnenten gewählte Kalenderdienst (z. B. Google, Apple, Microsoft) diese Daten ab und speichert sie außerhalb von boo.time, gegebenenfalls auch außerhalb der EU; wer den Link kennt, kann den Kalender abrufen, bis der Link widerrufen wird.

Hat der Kunde einen eigenen Identitätsanbieter angebunden (z. B. Microsoft Entra ID oder Google Workspace), können sich Beschäftigte mit diesem Konto anmelden (Single Sign-on). boo.time sendet dazu eine Anmeldeanfrage mit der E-Mail-Adresse als Hinweis an den Identitätsanbieter und erhält von ihm ein Identitätstoken mit Kontokennung, E-Mail-Adresse und Name; es dient ausschließlich dazu, die Person dem vom Kunden angelegten Konto zuzuordnen. Zugriffstoken des Identitätsanbieters werden nicht gespeichert. Der Identitätsanbieter ist ein System des Kunden und verarbeitet die Daten nach dessen Bedingungen.

4.5 Verschlüsselung

Jede Verbindung zu boo.time – Browser, App und Stempelterminal – ist TLS-verschlüsselt, ebenso die Verbindung der Anwendung zur Datenbank. Passwörter werden ausschließlich als gesalzener Hashwert gespeichert, die Zugangsschlüssel der Stempelterminals nur als SHA-256-Hashwert. Ausweisnummern sind Zufallscodes und werden unverschlüsselt gespeichert, weil sie als QR-Code auf die Ausweiskarte gedruckt werden. Bankverbindung, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer und Religionszugehörigkeit werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), hochgeladene Dokumente im Objektspeicher ebenfalls (AES-256).

5. Empfänger, Dienstleister und Drittlandübermittlung

Zur Erbringung unserer Leistungen bedienen wir uns folgender Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter:

• die IONOS SE, Hinterm Hauptbahnhof 20, 76135 Karlsruhe, für den Betrieb der Anwendung, die verwaltete Datenbank und den Objektspeicher (Ort der Verarbeitung: Frankfurt am Main, Deutschland);
• die Host Europe GmbH, c/o Spaces, Gertrudenstraße 30-36, 50667 Köln, für das Hosting der Website und des Domain Name Service sowie das E-Mail-Relay für Systemnachrichten (Ort der Verarbeitung: Straßburg, Frankreich).

Mit jedem Unterauftragsverarbeiter bestehen Verträge nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO. Eine Verarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU bzw. dem EWR statt (Frankfurt am Main und Straßburg); Fernzugriff zu Betriebszwecken erfolgt aus Deutschland. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet nicht statt.

6. Speicherdauer und Löschung

Vertrags- und Abrechnungsdaten speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungsdaten) bestehen; solche Daten werden nach Fristablauf gelöscht. Die Beschäftigtendaten unserer Kunden verarbeiten wir nur für die Laufzeit des jeweiligen Vertrags. Nach Beendigung des Vertrags löschen wir sämtliche personenbezogenen Daten des Kunden durch die dokumentierte Mandantenlöschung spätestens dreißig (30) Tage nach Vertragsende. Sicherungskopien laufen mit dem 7-Tage-Wiederherstellungsfenster des Datenbankbetreibers aus und werden nicht aktiv weiterverarbeitet; Server- und Anwendungsprotokolle laufen nach 14 Tagen aus. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7. Rechte betroffener Personen

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (insbesondere der Newsletterempfang, Ziff. 3.5), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten (insbesondere Protokolldaten, Ziff. 3.3), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Werden personenbezogene Daten von uns verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zu diesem Zweck einzulegen, einschließlich eines Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht; im Fall des Widerspruchs werden die Daten nicht mehr für Direktwerbung verarbeitet (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO).

Richten Sie Anfragen zu Verarbeitungen im eigenen Verantwortungsbereich des Anbieters (Ziff. 3) an kontakt@boocloud.de. Sind Sie Beschäftigte(r) eines Kunden, ist für die Verarbeitung Ihrer Daten in boo.time Ihr Arbeitgeber verantwortlich; richten Sie Ihre Anfragen und Anliegen daher an ihn. Die Software unterstützt den Kunden hierbei: Ein vollständiger maschinenlesbarer Datenexport je Beschäftigtem (Art. 15, 20 DSGVO) und die unumkehrbare Löschung oder Anonymisierung (Art. 17 DSGVO) unter Erhalt gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sind vom Kunden über die Software selbst ausführbar.

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO); für die booCloud GmbH mit Sitz in Schleswig-Holstein ist dies das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO, mit der Ihnen gegenüber rechtliche Wirkungen eintreten oder Sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt werden, findet nicht statt.